Retainer, Setup-Fees und Werbebudget-Anteile: Wie Agenturen ihre Abrechnung mit Fakturia automatisieren

Online-Marketing lebt von Beziehungen, die über Monate und Jahre laufen: SEO-Betreuung, Social-Media-Management, Performance-Kampagnen, Newsletter-Versand. Fast alles davon wird als Retainer verkauft, also als Abo. Trotzdem schreiben viele Agenturen ihre Rechnungen noch von Hand aus einer Vorlage, jeden Monat, für jeden Kunden.

Dieser Beitrag richtet sich an Agenturen, Freelancer und Berater im Online-Marketing. Wir stellen die Abrechnungssoftware Fakturia vor, vertiefen zwei Themen, die im Agenturalltag viel Zeit fressen, und schauen auf die E-Rechnung, die ab 2027 auch kleine Agenturen beschäftigen wird. Und wir sagen ehrlich, bei welchem Abrechnungsmodell Fakturia heute noch Handarbeit verlangt.

Fakturia im Überblick: vom Vertrag bis zum Geldeingang

Fakturia ist eine Subscription-Management-Software für Unternehmen mit abobasierten Geschäftsmodellen. Sie automatisiert wiederkehrende Rechnungen und die Prozesse drumherum; nach Angaben des Anbieters sparen Unternehmen damit bis zu 85 % ihrer Zeit bei der Abrechnung. Entwickelt wurde die Software ausschließlich in Deutschland von der Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München, die seit 2007 am Markt ist und in Privatbesitz ihrer Gesellschafter steht. Die Server stehen in einem zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg, ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird abgeschlossen. Gerade Agenturen, die selbst Kundendaten verarbeiten, wissen das zu schätzen.

Das Funktionsspektrum im Überblick:

• Verträge: Retainer und Projektverträge mit Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist, auch Verträge ohne Abo wie Beratungsleistungen.
• Automatischer Rechnungsversand: Ist ein Rechnungslauf fällig, wird die Rechnung erstellt und als PDF per E-Mail verschickt, ohne dass jemand eingreift.
• Zahlungen: per Lastschrift über die Hausbank oder über Zahlungsanbieter wie Stripe, Adyen, Unzer und PayPal.
• Mahnwesen und Kontenabgleich: mehrstufige Mahnungen und automatische Behandlung von Rücklastschriften.
• Kundenportal: Kunden rufen Rechnungen und Dokumente selbst ab.
• Buchhaltung: DATEV-Schnittstelle, Abgrenzungsposten und Zugriff für den Steuerberater.
• Auswertungen und Schnittstellen: CSV-Reports, REST-API, Webhooks sowie Zapier und Locoia.

Vertiefung 1: Retainer, Zusatzleistungen und Preisanpassungen sauber abbilden

Der Retainer als Vertrag

Ein typischer Agenturvertrag besteht aus einem monatlichen Grundbetrag, einer Mindestlaufzeit und einer Kündigungsfrist. All das erfassen Sie in Fakturia direkt am Vertrag. Der Rechnungslauf erstellt die Rechnung zum fälligen Zeitpunkt und verschickt sie, die Kündigungsabwicklung läuft im System mit. Der Preis kommt vom Artikel, kann aber pro Kunde mit einem Sonderpreis überschrieben werden, auch mit „gültig ab“-Datum. So lässt sich eine für das nächste Quartal vereinbarte Erhöhung schon heute eintragen.

Einmalige Posten und Extras auf die nächste Rechnung

Neben dem Retainer gibt es Setup-Pauschalen, Workshops, Landingpage-Erstellung oder zusätzliche Reportings. Dafür nutzen Sie in Fakturia die Leistung: eine vorerfasste Rechnungsposition, die beim nächsten Rechnungslauf automatisch auf die Rechnung kommt. Der Preis wird aus Artikel oder Vertrag gezogen, bei Bedarf überschreiben Sie den Nettopreis. Sie können ein frühestes Abrechnungsdatum setzen und ein Dokument anhängen, etwa einen Report, der gleich mit der Rechnung per E-Mail verschickt wird. Rechnung und Nachweis kommen so zusammen beim Kunden an.

Rabatte und Preisänderungen

Rabatte, etwa ein Neukundenrabatt in den ersten drei Monaten, legen Sie pro Vertrag mit festem Gültigkeitszeitraum an, auch nur für einzelne Artikel. Wichtig bei Preisanpassungen: Verträge ohne Sonderpreis übernehmen Änderungen am Artikelpreis automatisch. Ändern Sie also Ihren Stundensatz oder Ihr Paket, gilt das für alle laufenden Verträge. Wenn Bestandskunden zum alten Preis bleiben sollen, hinterlegen Sie Sonderpreise oder legen einen neuen Artikel an.

Zahlungen und Mahnungen ohne Nachfassen

Nichts kostet Agenturen so viel Nerven wie der Anruf beim Kunden wegen der offenen Rechnung. In Fakturia läuft das nach festen Regeln: Wer einen Zahlungsanbieter nutzt, bei dem wird der Betrag automatisch abgebucht. Alternativ reichen Sie Lastschriften direkt über Ihre Hausbank ein, was meist günstiger ist. Bleibt eine Zahlung aus, erhält der Kunde pro Mahnstufe eine E-Mail mit angepasstem Text und der offenen Rechnung im Anhang. Kommt eine Lastschrift zurück, erkennt Fakturia das über den Kontoabruf bei finAPI, informiert den Kunden und berechnet eine frei definierbare Gebühr. Danach wird der Kunde auf Überweisung umgestellt oder der Vertrag pausiert, so wie Sie es festlegen.

Vertiefung 2: Zahlen im Blick und Tools verbinden

Marketing-Menschen lieben Kennzahlen, und Ihre eigene Agentur ist ein Geschäft mit Kennzahlen: wiederkehrender Umsatz, Kündigungen, Wachstum. Fakturia liefert sie ohne Handarbeit.

MRR, ARR, Churn und Prognose

Der Exportbereich stellt Reports als CSV bereit, darunter Kundenliste, Vertragsliste, Aufstellung der Neuverträge und Kündigungen, gebuchte Leistungen und die Rechnungen. Besonders spannend für die Steuerung sind die MRR/ARR-Auswertung auf Monatsebene, die auch Churn und Churn-Rate enthält, sowie die Umsatzprognose: Mit welchen Einnahmen können Sie in den nächsten Monaten rechnen? Wer wissen will, ob eine Kündigungswelle droht oder die Liquidität für eine Neueinstellung reicht, findet hier die Antwort. Die Reports lassen sich über die Oberfläche oder per API auslösen und herunterladen, sodass Ihr Dashboard sie automatisch abholen kann.

Verbindung zu den Tools, die Sie ohnehin nutzen

Agenturen arbeiten mit einem Werkzeugkasten aus CRM, Newsletter-Tool, Projektmanagement und Buchhaltung. Über die No-Code-Plattformen Zapier und Locoia verbindet Fakturia sich mit gängigen Tools wie Hubspot und Mailchimp und mit mehr als 2.000 weiteren Anwendungen. Ein Beispiel: Wenn ein neuer Kunde im CRM auf „gewonnen“ gesetzt wird, kann automatisch der Kunde samt Vertrag in Fakturia entstehen. Wer lieber programmiert, nutzt die REST-API nach OpenAPI-Standard und Webhooks, über die Fakturia andere Systeme über wichtige Ereignisse informiert. Und für die Übergabe an die Buchhaltung gibt es die DATEV-Schnittstelle: Fakturia überträgt Buchungssätze und PDF-Rechnungen direkt an DATEV Unternehmen online.

Aktuell: E-Rechnung – auch Agenturen müssen sich vorbereiten

Die E-Rechnung betrifft jede Agentur, die Rechnungen an andere Unternehmen schreibt. Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen sie empfangen können. Für das Ausstellen gilt: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen. Wer bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz hat, darf noch bis Ende 2027 PDF- oder Papierrechnungen versenden. Danach greift die Pflicht grundsätzlich für alle. Eine einfache PDF per E-Mail zählt dann nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung, zulässig sind strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

Für Agenturen mit Kunden im EU-Ausland kommt Reverse Charge hinzu. Fakturia erstellt ZUGFeRD und XRechnung seit 2019, ebenso Reverse-Charge-Rechnungen, und zwar im normalen Rechnungslauf. Ob die Pflicht Ihr Unternehmen ab 2027 oder erst ab 2028 trifft, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

So starten Sie

Probieren Sie Fakturia im kostenfreien, unverbindlichen und zeitlich unbegrenzten Testmandanten (Sandbox) aus. Legen Sie Ihre Pakete als Artikel an, erfassen Sie ein paar Testkunden und lassen Sie einen Rechnungslauf laufen. Wer Hilfe möchte, nutzt das Premium-Onboarding für einmalig 1.200 Euro: Das Team richtet die Sandbox gemeinsam mit Ihnen ein und überträgt anschließend alle Einstellungen in die Produktivumgebung.

Besonders für kleine Agenturen und Freelancer interessant: Die FLEX-Serie, seit März 2026 verfügbar, kommt ohne monatliche Grundgebühr aus und rechnet rein umsatzbasiert ab. Die Business-Serie mit Grundgebühr und Inklusivkontingenten bleibt bestehen. Ein Wechsel von FLEX nach Business ist erst nach 36 Monaten möglich. Der Login lässt sich außerdem per Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern.

Häufige Fragen

Mehr Informationen finden Sie auf fakturia.de und in der Dokumentation.